如何礼貌地提醒他人回复您的电子邮件？
在SmartReach，我经常听到这样的话：”电子邮件是一个出色的工具，但它可能错过对话中的来回互动。内部销售团队处于劣势，我们需要帮助他们克服这一点”。虽然我们有工具来辅助跟进提醒，但了解如何礼貌地提醒他人仍然很重要。
您的销售推广是与潜在客户个人互动的替代品。当您通过面对面、视频或电话推介产品时，您应该从视觉或音频线索中评估他们的反馈，然后能够估计是否值得进一步投入精力。
通过邮件营销则不同。这是一个单向沟通渠道。您发送邮件后就开始抓头思考为什么潜在客户不回复。
您的邮件回复率决定了冷邮件推广活动的成功。没有回复，您的冷邮件营销活动只是噪音。
那么，行业基准是什么？
根据Backlinko的调查，约23.9%的冷邮件被打开，仅有8.5%获得回复。
因此，在我们深入探讨如何礼貌地提醒他人回复您的邮件之前，让我们讨论潜在客户不回复的关键原因。
为什么我们需要提醒他人回复？
这并不是什么高深的科学，我也不想美化原因。
因此，这可能只是意味着他们看到了您的邮件，发现您的产品太昂贵，或者您发送给了错误的人；因此，没有引起潜在客户的兴趣（比如您向CMO发送审计和会计软件的冷邮件，或者潜在客户不是决策者）。
这也可能意味着潜在客户现在不需要您的产品。
另一个原因可能是潜在客户没有收到或打开您的邮件。他们错过了。
这可能是由于您的邮件进入了垃圾邮件或促销文件夹，被其他邮件掩埋；他们可能很忙、出城等。
原因可能无穷无尽，但这不是销售代表放弃的理由。90%的销售人员在四次销售拜访后就放弃了，这太少了。
本文讨论了SDR过早放弃以及销售坚持性的重要性。
要增加邮件回复，您需要增加销售接触点（这包括礼貌的提醒或跟进）。如果做得恰当，您的邮件回复将增加，从而预订更多会议。
需要多少个接触点才能将潜在客户转换为客户？
首先，您是否应该因为没有人回复您的邮件而感到沮丧？
在网上搜索将潜在客户转换为客户需要多少个接触点。答案各不相同——但您看到的最少数字是7个。
Jeb Blount的书《狂热式开发客户》第12章讨论了熟悉度法则。
与您或您的公司几乎不熟悉的潜在客户互动可能需要20到50次接触。这是营销和销售接触点的结合
所以让我们现在把这作为一个声明：
没有收到邮件回复是常态，而不是例外。
另外，请注意真正冷淡的潜在客户所需的接触点数量很高。让我们从您的取消订阅链接开始。您在邮件中包含了一个，不是吗？不提供选择权可能会触发他们将您标记为垃圾邮件。
如果您的潜在客户没有点击您的取消订阅链接，他们对您的内容有模糊的兴趣。如果邮件为他们提供价值，并且是他们心中的一个问题，他们会回复您的邮件。
假设您的第一封邮件是这样的：
| 您好Joe， 拥有稳定的销售合格线索管道是个问题吗？您是否在寻找销售管道自动化？我在LinkedIn上找到了您的资料，注意到您在{{company_name}}负责销售开发。 我很乐意进行15分钟的通话，更深入地了解您的问题，并解释像SmartReach这样的销售参与平台如何提供帮助。请在我的日历上安排一个时间。 附言——我想为您的团队提供ProspectDaddy的3个月订阅，这是一个LinkedIn邮件查找工具，可以查找商务邮件地址和基于您的ICP和角色的决策者的其他相关详细信息。 此致 Lance SmartReach.io |
您必须在下一个提醒或跟进邮件中礼貌地放大您的信息以提供更多价值。
Joe没有点击我们的取消订阅按钮，我们继续建立熟悉度并在我们的信息中展示价值。重要的是，在与初始邮件相同的线程中发送提醒跟进邮件；这将帮助Joe获得上下文。
| 您好Joe， 我想跟进一个案例研究，关于{{prospect_industry}}领域的客户如何提高销售速度。他们预订的会议增加了16%。 我很乐意通话并向您展示SmartReach如何提高您团队的生产力。 此致 Lance |
上面，我们有一封初始邮件和第一封礼貌的提醒跟进邮件。对此，您需要添加至少7次跟进。尝试坚持2次给予1次请求和其他冷邮件最佳实践。
2次给予1次请求规则是一种冷邮件写作策略，建议您在请求回报之前提供两个有价值的内容或信息。它可以是任何东西：博客文章链接、免费咨询、免费工具，或者只是对您公司及其业务的精心研究介绍。
除了七次礼貌的提醒邮件跟进外，您还应该通过LinkedIn、WhatsApp或其他首选沟通渠道联系同一潜在客户。尽可能增加销售接触点。
黄金法则是礼貌地提醒而不要咄咄逼人。
确保您的提醒邮件读起来令人愉快，即使您第十次跟进您的潜在客户。
在撰写提醒邮件时使用的语调、语法和礼仪将大有帮助。即使您的潜在客户决定不接受您的提议，他们也可能仅仅因为您的态度、方法（2次给予1次请求规则）和写作风格而稍后回来。
为什么写礼貌的提醒邮件很重要？
礼貌的提醒邮件是可以将您的回复率提高几个档次的接触点。它们传达了有助于建立持久关系的专业语调，对于任何销售推广节奏都是必要的。所以，让我们了解为什么应该发送礼貌的提醒邮件。
- 建立关系：礼貌的提醒邮件有助于与您的潜在客户保持对话。它表明您重视他们能为您的公司带来的业务，并关心您们的关系。
- 管理邮件过载：礼貌的提醒邮件能够穿透繁忙的收件箱，确保您的信息得到注意。它展示了您的专业性，并充分体现了您所代表的品牌。
- 最大化机会：通过发送温和的提醒，您为他们提供了另一次回复的机会，这可能带来新的机会、团队合作或您可能错过的销售。
6个礼貌提醒潜在客户提高回复率的技巧
根据英属哥伦比亚大学的研究，普通人每天检查商务邮件5-15次。并会在前十五秒内决定是否应该回复。
因此，简短和个性化的跟进邮件来要求潜在客户回复是获得回复邮件的关键。
我在下面涵盖的要点将涵盖”如何礼貌地提醒他人”的最佳方法以及增加邮件回复率的方式。
技巧1：从同一线程发送跟进提醒邮件
将您的跟进邮件作为对先前邮件的”转发”发送给您的潜在客户是跟进提醒邮件的黄金法则。应该遵循所有销售推广序列。因此，如果您的潜在客户没有阅读您之前的邮件，他们将有一些上下文。
同样，当您通过转发相同的邮件线程每天跟进数百个潜在客户时，您可以参考上一封邮件的上下文来制作您的跟进信息。
SmartReach的内容设置帮助销售团队在跟进提醒邮件底部自动添加之前发送给潜在客户的邮件。当之前的邮件意外被删除或您的主题行与您发送的不同时，此功能很有用。
因此，现在您可以发送温和的提醒邮件来帮助您的潜在客户轻松理解您之前邮件的上下文。
技巧2：明确语调
在制作您的提醒邮件时，使用友好和熟悉的语调。对您来说，与潜在客户创建和维持长期关系是至关重要的。通过遵循这些简单步骤来避免破坏关系：
- 保持熟悉度，但不要以听起来过于非正式为代价。您希望您的潜在客户感觉他们可以就任何查询给您发邮件。
- 不要太有威胁性 – 避免在您的跟进提醒邮件中使用大词和复杂句子。使用正确的句子结构使邮件易于浏览。
- 不要冗长：避免使用不必要的词语，而是尝试用几个词描述您的信息。
- 邮件中的适当间距 – 在邮件中使用适当的段落间距。在邮件末尾提醒您的客户回复邮件。确保您的回复请求在他们脑海中是新鲜的。
| 您好 {{first_name}}， 我想就我之前关于{{product}}的邮件再次联系您。我们的平台旨在帮助像您这样的销售团队提高效率并产生更多线索。 我们的一个客户报告说，在使用我们的软件仅两周内，回复率增加了30%。我相信{{Product}}能为您的团队带来类似的成功。 您是否愿意本周进行简短通话，讨论我们如何为您的需求定制我们的解决方案？请告诉我适合您的时间。 谢谢， [您的姓名] |
技巧3：个性化和简单的邮件有助于建立熟悉度
您关于”如何礼貌地提醒他人”的提醒邮件应该简短、清晰和简洁。
您的邮件应该有一个简单的开头，带有易于阅读的信息推动回复。
个性化问候可以抓住读者的注意力，阻止他们将您的邮件视为垃圾邮件。有效的邮件管理工具可以帮助在所有沟通中保持一致和平易近人的语调，提高回复率。
个性化是增加回复率的关键。
Hunter声称在提醒邮件中添加个性化可以将回复率提高142%。
使用潜在客户的名字并提及收件人的兴趣或任何其他信息可以在您的潜在客户心中创造熟悉感。大规模自动化个性化可能需要时间和精力。
| 嘿Jenny 我希望我之前的邮件引起了您的兴趣。我理解您很忙，但我真心相信{{Product}}能为{{prospects_Company}}创造奇迹。 {{Product}}提供14天免费试用。这是一种无风险的方式来亲身体验好处。 如果您想利用这个优惠或有任何问题，请告诉我。我在这里提供帮助！ 此致 Lance |
如果您发现很难扩展和自动化向您的线索或潜在客户发送个性化跟进提醒邮件，那么SmartReach.io可以解决您的问题。
SmartReach.io可以使用您提供的任何潜在客户数据（如姓名、公司名称等）个性化您的邮件。您还可以创建自定义列并将其转换为合并标签。
因此，如果您想发送礼貌的提醒邮件，添加关于您的潜在客户喜欢的”LinkedIn帖子”或他最近发布的”博客主题”或任何其他形式的个性化内容，这也是可能的。
SmartReach.io还提供Spintax和液体调节功能，使每封邮件都独一无二。这减少了被垃圾邮件过滤器捕获的机会，提高了邮件可传递性。
技巧4：在邮件中创建行动钩子
在发送温和的提醒邮件时，撰写行动驱动的邮件结尾。添加**行动号召(CTA)**将温和地推动您的潜在客户回复。
CTA不一定总是像”安排演示”或”开始免费试用”。
提出一个潜在客户无法抗拒回答的问题，并在温和提醒邮件的结尾是引起回复的最佳方式。
| 您好 {{First_Name}}， 只是对我之前邮件的友好跟进。我们一直在帮助像您这样的团队提升他们的推广努力并取得出色成果。 我们关于{{Product}}的网络研讨会即将到来。我想联系您，看看您是否愿意参加，如果您愿意，我们可以根据您的兴趣和关注定制会议。 您是否有任何最后时刻的问题或希望我们在网络研讨会期间解决的主题？请随时”回复”此邮件告诉我们。 期待您的想法！ 最好的问候， {您的姓名} |
在上面的例子中——”回复”此邮件——它给人一种感觉，您对任何和所有查询都是可接近的。在您的提醒邮件中创建钩子也使潜在客户感到被重视并向他们保证优质服务。
技巧5：保持礼貌并突出要点
使用友好和礼貌的语调表明您真正关心他们的回复。
您最不需要的是您的邮件被发送到垃圾邮件。
一封不专业起草的邮件可能会做到这一点。所以确保在您的邮件中听起来友好和礼貌！
其次，您应该记住清楚地陈述邮件的要点。确保在您的提醒邮件中包含以下内容：
- 友好的开头
- 明确陈述的目的
- 描述和问题(CTA)以引起回复。
- 要突出显示的特定事件的时间和日期。
技巧6：使用指标和统计数据提高邮件回复率
在制作温和提醒邮件时，预测您的潜在客户的情绪或反应是不可能的。因此，收件人活动跟踪器可以帮助优化您的提醒邮件的转换。
使用跟踪器，您可以 –
- 查看谁在打开您的邮件。
- 您的邮件被打开的频率？
- 您的读者是否在点击回复链接。
- 退回邮件的百分比。
- 点击CTA按钮的人群百分比。
使用收集的信息，您可以采取适当的行动。
例如，如果您的潜在客户即使在打开邮件后也没有回复，他们可能不在或很忙。您可以重新安排提醒邮件的发送时间，在他们最活跃的时候发送。
被评为最佳冷邮件软件之一，SmartReach.io提供详细报告，帮助您深入了解团队成员级别的活动绩效，以做出更好的活动设置决策，从而提高邮件回复率。
请查看我们的冷邮件大师课程以获得更多关于写好邮件的信息。
除了为您写给潜在客户的每封邮件增加价值外，您还希望遵循这些其他指南。
通过礼貌提醒邮件增加回复的其他指南
以下指南适用于所有销售邮件，即您的初始邮件和您的跟进提醒邮件。因此，您可以安全地交替使用这些。
您的跟进提醒邮件应该多长？
邮件推广的一个关键方面是您的提醒邮件的长度。用正确的长度平衡邮件是相当重要的。
如果您的邮件太短，可能无法传达信息；另一方面，如果太长，可能会让读者感到不知所措。
如今，潜在客户或读者的注意力跨度已经大幅减少。他们倾向于浏览邮件，寻找与他们相关的信息或寻找解决问题的方案。
保持您的邮件让读者能在一分钟内浏览完是一个好的做法。
金发姑娘原则：不太长，不太短 – 所以，您可能想知道，提醒邮件的最佳字数是多少？
嗯，来自邮件跟踪专家Boomerang的研究表明，最佳位置大约是50到125个字。这个范围获得最佳回复率。
**《大西洋月刊》**同意。他们发现大约50个字的邮件打开率约为50%。
这比较长的提醒邮件要好得多。保持礼貌和简洁有助于您直达要点而不绕弯。
Jill Konrath，”SNAP销售“背后的思想家，建议您的邮件应该少于五句话。她的观点是人们更喜欢快速和简洁的信息。如果您没有时间阅读她的书，HubSpot的这篇文章会有帮助。
然后我们有Mark Hunter，”高利润开发客户“的作者，他说人们想要他们能够轻松消化的信息。如果太长，他们就会转向下一件事。
CampaignMonitor有一些更有趣的见解。他们完全关注基于科学的策略。他们确认邮件长度很重要，并就制定主题行、个性化以及何时点击”发送”按钮提供建议。
在第一小时内，75%的邮件被打开，42%得到回复。在前4小时内，93%的邮件被打开，75%得到回复。
来源：Yesware
发送冷邮件的正确时间是什么时候？
惊人的是，75%的销售邮件在到达主收件箱的第一小时内被打开
您是否想过发送冷邮件的正确时间是什么时候？
让我们找出答案，这样您和您的同事就可以提升您的邮件游戏。
哪一天能为您带来最佳结果？
猜猜看？
周二、周三和周四是您的首选日子。
**周中给出最佳回复率。**周一太忙，周五忙于周末计划。
如果您的受众遍布全球，时区是您的伙伴。使用邮件工具来确定不同地区的正确时间。
SmartReach.io有一个专门针对上述两点的活动设置部分。如果您没有时区，您可以根据您的位置设置默认时区。
最好的部分是”发送假日日历“，它让您为您的目标国家设置假日日历；您的冷邮件将不会在这些日子发送，从而提高您获得回复的机会。
Hyperise研究表明上午8点到11点是发送提醒邮件的最佳时间。Jeb Blount建议在常规工作时间之前或之后抓住决策者。
语法正确性
就像好音乐需要正确的音符一样，您的跟进提醒邮件需要正确的词语。检查语法错误不仅仅是使用花哨的词语。这完全是为了让您的邮件清晰易懂。
当您的句子结构正确且语法检查无误时，正确的信息会立即传达。如果不是，邮件的含义可能会丢失。
有时，我们会犯简单而愚蠢的错误。我们应该小心并避免诸如以下的错误：
- Your vs. You’re
- Your vs. You’re
- Their vs. There vs. They’re
- Their vs. There vs. They’re
- It is vs. It’s
- It is vs. It’s
- Then vs. Than
- Then vs. Than
这些只是一些，但您在起草邮件时可能会遇到许多”哎呀”时刻。只要小心就行。
邮件格式
在格式化您的邮件时，将其视为为您的提醒邮件打扮以看起来更体面。格式良好的邮件不仅增加可读性，还增加参与度。
在格式化邮件时您不必成为专家；简单是关键。尝试记住以下要点：
- 避免较长的段落。将其分解为较小的块（通常每段2-3句）
- 加粗突出显示的部分。不要在一个地方保留太多突出显示
- 如果您的邮件信息过多，将其分解为较小的要点
- 在段落之间保持足够的空间。
礼貌/非强求
让我们讨论保持礼貌和非强求如何为您的邮件创造奇迹。就像面对面说请和谢谢一样，在邮件中保持礼貌也有效。
在您的邮件中设置礼貌的语调增加了获得积极回复的可能性；毕竟，谁不喜欢礼貌的行为？
您可以表现礼貌的一些方式是
- 以温暖的问候开始
- 如果您需要您的潜在客户执行特定行动，添加’请’
- 如果您要求他们的时间，提前说’谢谢’。
个性化邮件的打开率高22%，58%的收入来自细分和个性化邮件。
因此，在保持您的提醒邮件礼貌和简洁时，确保它仍然显示您”理解”您的潜在客户的需求。
行动号召
您邮件中的行动号召是必不可少的，因为它充当路线图。没有CTA，读者可能会迷失或对下一步要做什么感到困惑，即使潜在客户可能感兴趣。
强有力和直接的行动号召向潜在客户展示路径并增加采取行动的机会。
明确您希望潜在客户采取的行动，如’安排通话’、’点击这里’、’了解更多关于..’等。
也可以使用利益驱动的行动号召，如’加入获胜团队’、’控制您的投资回报率’等。
关于邮件回复率的趋势经常变化。最好的方法是通过试验和错误。
结论 – 如何礼貌地提醒他人
通过上述提到的技巧和策略，增加来自潜在客户的邮件回复应该不难。但请记住，要礼貌而不要咄咄逼人或粗鲁。您的潜在客户可能很忙，并没有要求您帮忙。记住您正在向一个没有听说过您产品的潜在客户发送冷邮件。从我们的冷邮件大师课程中获取额外技巧。
如果您给企业领导者或CXO级别的任何人发邮件，这些决策者经常每天收到邮件。即使他们想回复您的邮件，他们可能也没有机会。因此，确保您同情他们，保持礼貌，并使用适当的语法、语调和词汇。您的潜在客户会发现向精心制作的、礼貌的提醒邮件发送邮件回复是令人信服的。
关于邮件回复率的趋势经常变化。跟上这个不断发展的环境中变化的最好方法是通过试验和错误。
如何礼貌地提醒他人常见问题
问：如何正式地说提醒？
要以更正式的方式说”提醒”，您可以使用如下短语：
- 我想提请您注意…
- 我希望提醒您…
- 这是为了通知您…
- 请注意…
- 请记住…
问：如何在邮件中写提醒？
写提醒邮件看似简单但这是一门艺术
- 只写50-125个字。人们通常浏览邮件，所以快速表达您的观点。
- 使用尊重的语调，不要听起来咄咄逼人。
- 简要提醒他们您之前的邮件是关于什么的。
- 让他们知道您希望他们接下来做什么，比如安排通话或回复您的问题。
问：如何通过消息礼貌地提醒他人？
礼貌是任何类型提醒的基础，无论是邮件还是文本
- 使用”您好[姓名]”或”您好”。
- 简要说明您要提醒他们什么。
- 说明您需要什么。
- 感谢他们的时间。
问：如何在一句话中礼貌地提醒他人？
要在一句话中礼貌地提醒他人，您可以使用以下任何例子。
- 只是温和地提醒一下我们明天上午10点的会议。
- 这是一个友好的提醒，要在周五之前完成调查。
- 我想提醒您下周的截止日期。
- 只是查看一下您是否有机会查看我之前的邮件。
- 快速提醒一下我们今天下午安排的通话。
问：提醒的好句子是什么？
一个很好的提醒句子是清晰、简洁和礼貌的。以下是我推荐的几个：
- 只是想跟进…
- 这是一个友好的提醒关于…
- 希望这条消息找到您一切都好。我正在跟进…
- 想要回到我之前关于…的邮件
问：如何礼貌地跟进？
礼貌地跟进涉及与写提醒相同的原则
- 保持尊重
- 快速切入要点。
- 保持清晰
邮件跟进的更多技巧：
- 不要发送太多邮件。在跟进之间等待几天。
- 包含新信息或回答他们可能有的问题。
希望这篇关于如何礼貌地提醒他人的文章能帮助您更好、更有效地跟进。咒语很简单—保持礼貌、简洁、清晰。
问：如何在邮件中提醒某人您是谁？
清楚地说明您的姓名和角色。
- 直接方法：”您好[姓名]，这是来自[公司]的[您的姓名]，[您的职位]。”
- 微妙提醒：”我希望这封邮件找到您一切都好。只是快速提醒，我是来自[公司]的[您的姓名]。”
- 提及之前的联系：”正如我们在[日期]讨论的，我是来自[公司]的[您的姓名]。”
问：如何通过邮件礼貌地推动某人？
用友好的提醒礼貌地推动，表达对他们繁忙日程的理解，并在需要时提供帮助。这是通过邮件推动某人的最佳方式。
问：如何在邮件中专业地回复？
要专业地回复任何邮件 –
- 及时回复
- 保持清晰简洁
- 保持专业语调
- 仔细校对
- 使用清晰的主题行和
- 包含礼貌的结束语
问：如何很好地跟进邮件？
- 保持礼貌和尊重。
- 引用原始邮件。
- 提供额外的价值或信息。
- 表达对他们繁忙日程的理解。
- 建议跟进的具体时间。
- 以明确的行动号召结束。
问：如何在Outlook中向另一个人发送提醒邮件？
要在Outlook中发送提醒邮件：
- 撰写您的邮件：写下您的消息内容。
- 标记跟进：在消息选项卡中点击”跟进”。
- 设置提醒：选择”自定义”并选择所需的日期和时间。
- 发送邮件：您的收件人将收到带有提醒的标记邮件。
问：如何在邮件中礼貌地要求某事？
- 对您的请求清晰简洁。
- 如有必要，解释原因或好处。
- 使用礼貌的语言并表达感激。
- 避免听起来咄咄逼人或有权利。
- 如果适用，提供具体的时间框架。
